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Jeder Unternehmer kann seine Sekretärin für brisantere Dinge einsetzen, indem er für Entlastung sorgt. Wie das geht? Es besteht die Möglichkeit, die langwierigen Schreibarbeiten sowie auch die aufwändigen vorbereitenden Buchführungsarbeiten außer Haus zu geben. Dadurch sind die Mitarbeiter frei für andere vorrangige Tätigkeiten.

Adressen für die Auslagerung findet man sowohl im Telefonbuch, Branchenbuch als auch im Internet.

Schreibarbeiten sowie vorbereitende Buchführungsarbeiten bieten sogenannte Schreibdienste, Schreibservice oder Buchführungsbüros an. Manche nennen sich auch Dienstleistungsservice. Diese Anbieter sichern eine schnelle Bearbeitung und sind auch zur Verschwiegenheit verpflichtet. Der Gesetzgeber verlangt von diesen Agenturen den Abschluss einer Haftpflichtversicherung. Die Schreibarbeiten lassen sich per Phonodiktat (z. B. auf CD), per E-Mail, Fax, Post oder auch telefonisch in Auftrag geben. Für die laufende Buchführung sammelt die Sekretärin oder ein anderer zuständiger Mitarbeiter alle Belege für die Ein- und Ausgaben. Diese Unterlagen des Vormonates werden am Anfang des Folgemonates an die beauftragte Agentur übermittelt. Zeitlich und sachlich geordnete Belege sorgen für einen günstigeren Preis. Selbstverständlich nehmen die Buchführungsbüros auch ungeordnete Belege für eine höhere Vergütung an (im Schuhkarton). Am Monatsende werden diese kontierten und gebuchten Belege mit dem Journal (Auflistung der gebuchten Geschäftsvorfälle) wieder vom Auftraggeber abgeholt. Solche Dienstleister bieten sehr unterschiedliche Konditionen an, wobei sich ein Preisvergleich anbietet. Der Preis alleine sollte aber nicht bestimmend sein. Es ist sicher auch von großer Bedeutung, auf ausgebildete und spezialisierte Mitarbeiter des Auftragnehmers zu bestehen.